JOB ANALYSIS

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini semakin dipahami bahwa memiliki informasi dan memahami pentingnya informasi tentang sumber daya manusia terdapat dalam suatu organisasi merupakan salah satu tantangan yang harus dihadapi dalam kehidupan organisasional. Dikatakan tantangan, karena tanpa informasi tersebut suatu organisasi tidak mungkin atau sulit mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memanfaatkan sumber daya manusia semaksimal mungkin. Untuk mendapatkan informasi tersebut maka perusahaan perlu mengadakan analisis pekerjaan.

Ada beberapa alasan mengapa analisis pekerjaan perlu dilaksanakan:

1.    Untuk mendapatkan jumlah dan jenis karyawan yang cocok dan tepat

2.    Menyusun program pelatihan

3.    Mengadakan evaluasi jabatan

4.    Mengadakan penilaian prestasi kerja

5.    Transfer personil (promosi, mutasi, demosi)

6.    Pemberian balas jasa (kompensasi)

7.    Menghindari salah paham (konflik) antara sesama pejabat/karyawan

8.    Memperbaiki kondisi kerja

9.    Mengatasi ketidakpuasaan kerja para pejabat/karyawan

10. Menentukan standar produksi (hasil kerja)

11. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan

12. Mempermudah perencanaan organisasi

Analisis pekerjaan merupakan terjemahan harfiah dari bahasa Inggris, job analysis. Namun ada yang menterjemahkannya dengan analisis jabatan dan ada yang menterjemahkan dengan analisis pekerjaan, Analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dan supervisor. Sedangkan menurut Ananda Sekarbumi, analisis pekerjaan adalah proses sistematik dalam menentukan keahlian, kewajiban, serta pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu the job about dalam organisasi. Analisis pekerjaan ini menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban pekerja yang juga mencakup standar kualifikasi, tingkat pendidikan, pengalaman minimal yang diperlukan serta karakter pekerjaan itu sendiri.

Menurut Dessler, Analisis pekerjaan adalah prosedur  yang anda lalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi tersebut dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut.  Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar pekerjaan) dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang dibutuhkan untuk pekerja tersebut).  Selanjutnya, Cushway mengatakan bahwa job analysis is a  process used  to dertemine and describe to content of jobs  in such way a clear understanding  of what the job is about is communicated to anyone who might require the information for management purposes.

b.  Permasalahan

1.       Apakah pengertian dari analisis pekerjaan atau job analysis?

2.       Apakah tujuan analisis pekerjaan atau job analysis?

3.       Apakah manfaat analysis pekerjaan?

4.       Bagaimanakah langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan?

5.       Apasajakah metode mengumpulkan informasi analisis pekerjaan?

6.       Bagaimanakah cara menuliskan Deskripsi Pekerjaan?

7.       Bagaimanakah cara menuliskan Spesifikasi Pekerjaan?

8.       Bagaimanakah cara merancang pekerjaan berdasarkan hasil analisis pekerjaan?

b.  Tujuan

1.       Ingin mengetahui pengertian dari analisis pekerjaan atau job analysis

2.       Ingin mengetahui tujuan dari analisis pekerjaan atau job analysis

3.       Ingin mengetahui manfaat analysis pekerjaan

4.       Ingin mengetahui langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan

5.       Ingin mengetahui metode mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

6.       Ingin mengetahui cara menuliskan Deskripsi Pekerjaan

7.       Ingin mengetahui cara menuliskan Spesifikasi Pekerjaan

8.       Ingin mengetahui cara merancang pekerjaan berdasarkan hasil analisis pekerjaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Analisis Pekerjaan (Job Analisis)

1.       Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analisis)

Menurut Ananda Sekarbumi Analisis pekerjaan adalah proses sistematik dalam menentukan keahlian, kewajiban, serta pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu the job about dalam organisasi. Analisis pekerjaan ini menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban pekerja yang juga mencakup standar kualifikasi, tingkat pendidikan, pengalaman minimal yang diperlukan serta karakter pekerjaan itu sendiri.  

 Menurut Dessler, Analisis pekerjaan adalah prosedur  yang anda lalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi tersebut dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut.  Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar pekerjaan) dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang dibutuhkan untuk pekerja tersebut).

Cushway mengatakan bahwa job analysis is a  process used  to dertemine and describe to content of jobs  in such way a clear understanding  of what the job is about is communicated to anyone who might require the information for management purposes (analisis jabatan adalah proses yang digunakan untuk menentukan dan menjelaskan isi pekerjaan dengan cara seperti pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang dikomunikasikan kepada siapa yang memerlukan informasi untuk tujuan manajemen).

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti  yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

Pada hakikatnya semua orang yang menduduki jabatan manajerial atau pejabat negara sekalipun adalah sumber daya manusia juga. Berarti dalam suatu organisasi atau negara diperlukan keberadaan sekelompok orang-orang analis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap suatu atau semua pekerjaan yang ada. Jadi, setiap pekerjaan ada orang yang mengerjakannya, jangan sampai pekerjaan itu tidak bertuan atau tidak ada yang bertanggung-jawabkannya, sehingga tercapai tujuan organisasi atau negara di antaranya usaha dalam meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas. Jika di perusahaan atau suatu organisasi pekerjaan tersebut sering kita kenal dengan manajemen sumber daya manusia (MSDM).

Dengan demikian, pada intinya analisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan, keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Jadi, hal itu dapat menghindari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi perusahaan, seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi atau perusahaan. Dalam rangka memperoleh suatu analisi akurat, departemen SDM bersandar pada organisasi dan karyawan, yang diharapkan bisa menyediakan informasi berikut :

a.       Daftar pertanyaan analisis pekerjaan seluruhnya,

b.      Skema organisasi departemen,

c.       Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah mempengaruhi posisi itu,

d.      Klarifikasi memperjelas informasi yang disampaikan.

Departemen SDM kemudian akan meneliti informasi tersebut dan menentukan apakah suatu posisi dapat dikelompokkan ke dalam suatu pekerjaan yang sudah ada atau apakah suatu pekerjaan baru perlu untuk diciptakan. Pada akhirnya kegiatan analisis pekerjaan hendaknya dapat memberikan jawaban atas pertanyaan seperti ini :

a.       Berapa banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting ?

b.      Tugas-tugas mana yang dapat dikelompokkan dengan mempertimbangkan jenis suatu pekerjaan ?

c.       Bagaimana merancang pekerjaan sehingga kinerja karyawan dapat ditingkatkan ?

d.      Jenis keahlian apa yang diperlukan untuk posisi jabatan tertentu ?

e.      Jenis pendidikan apa yang diperlukan untuk meningkatkab kualitas kinerja ?

f.        Jenis keterampilan apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu ?

g.       Karyawan mana yang terbaik dan sesuai untuk suatu pekerjaan ?

h.      Informasi apa yang diperoleh dari suatu analisis pekerjaan yang dapat digunakan untuk program pengembangan SDM ?

Berbagai pertanyaan tersebut akan menjelaskan kontribusi yang dibuat oleh analisis pekerjaan bagi program SDM suatu perusahaan dan kegiatan spesifik. Selain itu, diperlukan perencanaan yang seksama dan berbagai teknik untuk analisis pekerjaan yang harus diperhatikan. Akhirnya, perlu dibahas pentingnya analisis pekerjaan di dalam perancangan pekerjaan. Demikian pula dalam bahasan selanjutnya akan dikemukakan bahwa analisis pekerjaan merupakan bagian dari SDM dan diakui semua pihak sebagai aktivitas SDM yang perlu dibangun.

2.       Tujuan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

a.       Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

b.      Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

c.       Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

d.      Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

e.      Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills), ketangkasan (aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri (attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

f.        Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

g.       Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.

h.      Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

i.         Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

j.        Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

k.       Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

l.         Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

3.       Manfaat Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain :

a.        Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan)

b.       Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)

c.        Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)

4.       Langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan

Proses analisis pekerjaan melalui sejumlah langkah-langkah, seperti tampak pada gambar 1, di bawah ini, dengan asumsi “bahwa analisis pekerjaan diselenggarakan di dalam suatu perusahaan berkelanjutan atau perusahaan yang telah siap beroperasi.

Langkah 1, menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana masing-masing pekerjaan, berkait dengan perusahaan secara keseluruhan. Struktur organisasi dan tabel proses digunakan untuk melengkapi langkah 1.

Langkah 2, untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan digunakan. Pada umumnya langkah ini memerlukan waktu dan biaya yang mahal untuk meneliti tiap-tiap pekerjaan, sehingga suatu contoh yang mewakili pekerjaan perlu untuk terpilih. Sejalan dengan hal tersebut, pada langkah 3 dipilih pelerjaan untuk dianalisis.

Langkah 3, melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa diterima. Teknik analisis digunakan untuk mengumpulkan data atas karakteristik pekerjaan, perilaku yang diperlukan dan karakteristik suatu karyawan yang harus melaksanakan pekerjaan tersebut;

Langkah 4, mengumpulkan informasi yang digunakan;

Langkah 5, untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas;

Langkah 6, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan.

	1                                  Menguji organisasi secara keseluruhan dan kecocokan tiap pekerjaan		2                                  Menentukan bagaimana informasi analisis pekerjaan akan digunakan		3                                 Memilih jenis pekerjaan untuk diteliti		4                                  Mengumpulkan data dengan teknik analisis pekerjaan yang dapat diterima

 

 

Gambar : 1  Langkah-langkah Proses Analisis Pekerjaan dan hubungannya dengan SDM serta Rancangan Pekerjaan

Pengetahuan dan pengumpulan data pada langkah tersebut di atas digunakan sebagai dasar hampir untuk semua aktivitas manajemen SDM yang lain. Seperti ditunjukan pada gambar 1 analisis  pekerjaan meliputi aktivitas seperti perekrutan, pemilihan, pelatihan, evaluasi capaian, dan kompensasi. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan adalah penting bagi masing-masing kegiatan.

Sebagaimana terlihat pada gambar 1 informasi yang dikumpulkan digunakan untuk rancang pekerjaan dan merancang ulang. Analisis pekerjaan menyediakan informasi penting bagi perusahaan, sehingga kebutuhan karyawan terpenuhi dan hasil kerjanya produktif. Akhirnya, informasi dari analisis pekerjaan dapat digunakan oleh perusahaan untuk evaluasi tentang rencana pekerjaannya. Pada langkah ini, penting bagi suatu perusahaan untuk mengevaluasi usahanya dan menentukan apakah tujuan produktivitas dan kepuasan dapat dicapai.

5.       Metode mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

Ada beragam cara untuk mengumpulkan informasi mengenai kewajiban, tanggung jawab, dan aktivitas dari pekerjaan, dan kita akan membahas hal yang paling penting dalam bagian ini. Jadi, wawancara mungkin sesuai untuk membuat deskripsi pekerjaan, sedangkan kuesioner analisis posisi lebih sesuai untuk mengukur nilai kompetensi dari pekerjaan.

Melakukan analisis pekerjaan biasanya melibatkan gabungan dan seorang spesialis SDM, pegawai yang bersangkutan, dan penyelia pegawai tersebut. Spesialis SDM (barangkali seorang manajer SDM, analisis pekerjaan, atau konsultan) dapat mengamati dan menganalisis pekerjaan itu, kemudian membuat deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

Wawancara, kuesioner, observasi, dan diary/log adalah metode yang paling populer untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan. Mereka memberikan informasi realistis tentang apa yang sebenarnya dilakukan pemegang jabatan pekerjaan itu.

a.       Wawancara

Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan-wawancara individual dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama dan wawancara penyelia dengan satu atau banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan tersebut.

b.      Kuesioner

Setiap karyawan mendapatkan sebuah persediaan barangkali dari ratusan kewajiban atau tugas khusus. Pada eksterm lainnya, kuesioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menjelaskan kewajiban utama dari pekerjaannya”. Kuesioner adalah cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan; hal ini lebih murah daripada mewawancarai ratusan pekerja.

c.       Observasi

Observasi langsung sangat berguna, terutama untuk pekerjaan yang terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati. Di sisi lain, observasi umumnya tidak sesuai saat pekerjaan meminta banyak aktivitas mental (pengacara, insinyur, perancangan). Juga tidak berguna bila karyawan hanya sekali-kali terlibat dalam aktivitas penting, seperti seorang juru rawat yang menangani gawat darurat.

Para manajer sering menggunakan observasi langsung dan mewawancarai juga. Satu pendekatan adalah mengamati pekerja pada pekerjaan itu selama siklus kerja penuh. (Siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan itu; dapat satu menit untuk pekerja lini-praktikan atau satu jam, satu hari, atau lebih lama untuk pekerjaan yang lebih rumit)

d.      Catatan laporan partisipan

Pendekatan lain adalah dengan menanyakan pekerja untuk menyimpan catatan laporan tentang apa yang mereka lakukan selama sehari itu. Untuk setiap di mana ia terlibat, karyawan itu mencatat aktivitas (bersama dengan waktunya) dalam sebuah log. Hal ini dapat menghasilkan gambaran yang sangat lengkap dari pekerjaan itu, khususnya saat ditambahkan dengan wawancara berikutnya dengan pekerja dan penyelianya. Tentu saja, karyawan dapat berusaha untuk membesar-besarkan suatu aktivitas dan menekankan yang lainnya. Namun, sifat yang rinci dan kronologis dari log itu cenderung untuk mengurangi masalah ini.

6.       Menuliskan Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya. Kita dapat menggunakan informasi itu untuk menuliskan spesifikasi pekerjaan. Hal ini menyebutkan pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara memuaskan.

Tidak ada format standar untuk menuliskan deskripsi pekerjaan. Namun sebagian besar deskripsi berisi bagian-bagian yang mencakup :

a.       Identifikasi pekerjaan

Identifikasi pekerjaan berisi beberapa jenis informasi jabatan pekerjaan yang menyebutkan nama pekerjaan, seperti penyelia operasional pemrosesan data, manajer pemasaran, atau petugas pengendalian stok.

b.      Ringkasan Pekerjaan

Ringakasan pekerjaan harus menjelaskan sifat umum pekerjaan itu, dan hanya menyertakan fungsi atau aktivitas utamanya.

c.       Hubungan

Terkadang ada pernyataan hubungan yang memperlihatkan hubungan pemegang pekerjaan itu dengan yang lainnya di dalam dan di luar organisasi.

d.      Tanggung jawab dan Kewajiban

Bagian ini menyajikan sebuah daftar tanggung jawab dan kewajiban utama pekerjaan tersebut. Seperti dalam gambar 4.7, menyebutkan masing-masing kewajiban utama pekerjaan itu secara terpisah, dan menjelaskan dengan beberapa kalimat.

e.      Standar Prestasi dan Kondisi Kerja

Beberapa deskripsi pekerjaan mengandung sebuah bagian standar prestasi. Hal ini menyebutkan standar yang diharapkan untuk dicapai oleh karyawan di bawah setiap kewajiban dan tanggung jawab utama dari deskripsi pekerjaan itu.

7.       Menuliskan Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan berasal dari deskripsi pekerjaan dan menjawab pertanyaan, “Ciri dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini dengan baik?” Hal ini memperlihatkan jenis orang seperti apa yang akan direkrut dan untuk kualitas seperti apa orang itu harus diuji.

a.       Spesifikasi untuk Personal Terlatih versus Tidak Terlatih

Spesifikasi pekerjaan untuk karyawan terlatih relatif lebih terbuka. Spesifikasi pekerjaan anda dapat fokus pada ciri seperti lamanya pelayanan sebelumnya, kualitas dari pelatihan relevan, dan prestasi pekerjaan sebelumnya. Jadi, biasanya tidak terlalu sulit menentukan persyaratan  untuk menempatkan orang yang telah terlatih pada sebuah pekerjaan.

Masalahnya menjadi lebih rumit saat Anda mengisi pekerjaan untuk posisi orang yang tidak terlatih. Di sini Anda harus menyebutkan kualitas seperti ciri fisik, kepribadian, minat, atau keterampilan sensorik yang menyiratkan suatu potensi untuk melakukan atau untuk dilatih melakukan pekerjaan itu.

b.      Spesifikasi Berdasarkan pada Penilaian

Kebanyakan spesifikasi pekerjaan bersumber dari dugaan terpelajar penyelia dan manajer sumber daya manusia. Prosedur dasarnya menanyakan, “Apa yang dibutuhkan agar dapat melakukan pekerjaan ini, dalam konteks pendidikan, kepandaian, pelatihan, dan sejenisnya?”

Ada beberapa cara untuk dapat menduga dengan baiki atau menilai. Anda dapat menciptakan sendiri, Anda dapat memilih mereka dari kompetensi yang terdaftar dalam deskripsi pekerjaan berbasis Web seperti yang ada pada www.jobdescription.com. Deskripsi pekerjaan biasanya menyebutkan kompetensi seperti “Membuat solusi kreatif” dan “Mengatur situasi pelanggan yang sulit atau emosional”. O*NET online adalah pilihan lainnya. Daftar pekerjaan yang ada di sana meliputi deskripsi lengkap tentang pendidikan, pengalaman, dan keterampilan lain yang dibutuhkan.

c.       Spesifikasi Berdasarkan pada Analisis Statistik

Spesifikasi pekerjaan dengan analisis statistik adalah pendekatan yang paling dapat dipertahankan, tetapi juga paling sulit. Sasarannya di sini adalah menentukan secara statistik, hubungan di antara (1) prediksi atau ciri manusia, seperti tinggi badan, kepandaian, atau kecekatan jemari, dan (2) indikator atau kriteria efektivitas pekerjaan, seperti rating prestasi yang dibuat oleh penyelia. Prosedur itu memiliki lima langkah : (1) menganalisis pekerjaan dan memutuskan cara mengukur prestasi pekerjaan; (2) memilih ciri pribadi seperti kecekatan jemari yang Anda yakini akan memprediksikan keberhasilan kinerja; (3) menguji kandidat untuk ciri ini; (4) mengukur prestasi pekerjaan berikutnya dari kandidat ini; (5) secara statistik menganalisis hubungan antara ciri manusia (kecekatan jemari) dan prestasi pekerjaan. Tujuannya untuk membandingkan setiap perilaku.

B.      Rancang Pekerjaan

Rancang pekerjaan merupakan pengembangan dari analisis pekerjaan, terkait dengan upaya untuk memperbaiki efisiensi, efektivitas dan produktivitas perusahaan dan kinerja karyawan. Dalam merancang suatu pekerjaan hendaknya memperhatikan hubungan antara teknologi dengan manusia. Selain itu juga harus dapat memfasilitasi pencapaian tujuan perusahaan serta mengetahui kapasitas dan kebutuhan karyawan yang melaksanakan pekerjaan tersebut. Hal yang popular dalam rancang pekerjaan adalah perluasan pekerjaan (job enlargement) dan pengayaan pekerjaan (job enrichment).

 

                                                                                Umpan balik

    Dimensi-dimensi disain pekerjaan                         Hasil-hasil kinerja                   

Gambar 2 Kerangka Acuan untuk Rancang Pekerjaan

Rancang pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam perusahaan.

Rancang pekerjaan menentukan bagaimana hubungan kerja manajer dengan karyawan-karyawannya, dan hubungan di antara karyawan-karyawan itu sendiri. Rancang pekerjaan mempunyai narti penting bagi kalangan karyawan dan perusahaan. Pada Gambar 2 digambarkan arti pentingnya rancang pekerjaan.

Dalam rancang pekerjaan ada tiga hal penting untuk diperhatikan :

1)      Rancangannya harus mencerminkan pemenuhan tuntutan lingkungan

2)      Mencapai hasil dan kepuasan pekerjaan yang maksimal, dan

3)      Para pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik.

Secara umum rancang pekerjaan yang baik dan tepat akan menghasilkan pada tingkat efisiensi, efektivitas, produktivitas dan kepuasan yang tinggi. Sebaliknya, jika rancang pekerjaan kurang baik akan berakibat fatal, seperti pekerja berhenti kerja, mangkir bahkan pemogokan kerja.

1.       Kerangka rancang pekerjaan : input-output

Perancangan suatu pekerjaan mencerminkan elemen organisasi, lingkungan, dan tingkah laku. Para ahli perancang pekerjaan mengambil elemen ini sebagai

            

Unsur   Organisasi

                      INPUT                         PROSES TRANSFORMASI OUTPUT YANG DIHARAPKAN

Gambar : 3  Rancang Pekerjaan : Input-output

Bahan pertimbangan menciptakan pekerjaan yang memuaskan dan produktif. Setiap elemen rancang pekerjaan mempunyai nilai penting yang berbeda-beda tergantung orang yang merancang. Produktivitas karyawan dan kepuasan kerja akan memberikan umpan balik, seberapa baik suatu pekerjaan dirancang. Rancang pekerjaan yang kurang baik akan memberikan produktivitas rendah, karyawan sering berpindah, ketidakhadiran, keluhan, sabotase, perpecahan, dan problem lain.

Dengan demikian elemen atau unsur-unsur yang mempengaruhi dalam rancang pekerjaan (Job Design) adalah unsur organisasi, unsur lingkungan di sekitarnya, dan unsur tingkah laku.

a)      Unsur Organisasi

Elemen organisasi berkaitan dengan masalah efisiensi. Pekerjaan dirancang secara efisien untuk mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai produktivitas maksimum dengan cara-cara yang terbaik. Upaya tersebut menunjukkan bahwa spesialisasi merupakan kunci dalam rancang pekerjaan.

Unsur organisasi (Organizational Element) dalam rancang pekerjaan menggunakan pendekatan :

(1)    Mekanistik (Mechanistic Approach), di sini peningkatan efisiensi kerja dijadikan dasar memahami manajemen sebagai salah satu disiplin ilmu sosial.

(2)    Aliran kerja (Work Flow) mempengaruhi sifat produk dan hasil kerja.

(3)    Pendekatan Ergonomik (Ergonomic) melakukan optimalisasi produk dengan memperbaiki hubungan karyawan dengan lingkungan kerja.

b)      Unsur Lingkungan

Aspek kedua dalam rancang pekerjaan berhubungan dengan elemen lingkungan seperti kemampuan dan ketersediaan tentang potensi karyawan potensial dan harapan sosial mereka serta sikap fisik karyawan (ergonomiy).

(1)    Kemampuan dan ketersediaan karyawan; Pertimbangan efisiensi harus seimbang dengan kemampuan dan ketersediaan orang yang akan melakukan pekerjaan itu.

(2)    Harapan sosial dan budaya; Kemampuan menerima suatu rancang pekerjaan juga dipengaruhi oleh harapan budaya dan sosial. Dengan tumbuhnya keanekaragaman kekuatan pekerja di Amerika Utara, harapan ini akan memainkan suatu peran penting di dalam merancang pekerjaan.

(3)    Sikap tubuh karyawan (ergonomics); Kinerja optimal memerlukan hubungan sikap fisik antara pekerja dan pekerjaannya yang harus dipertimbangkan dalam merancang pekerjaan. Studi ergonomics mempelajari bagaimana manusia secara fisik berhubungan dengan peralatan mereka.

c)       Unsur Perilaku

Pekerjaan tidak bisa dirancang hanya dengan menggunakan elemen-elemen yang mengarah pada efisiensi. Sebagai gantinya, para perancang pekerjaan menggunakan riset perilaku untuk menyediakan suatu lingkungan pekerjaan yang membantu mencukupi kebutuhan individu. Tingkat kebutuhan tertentu menjadi arti penting.

Pada dasarnya setiap manusia mempunyai keinginan kuat untuk mencukupi kebutuhannya, sehingga ia akan melakukan yang terbaik ketika mereka ditempatkan pada dimensi pekerjaan yang tinggi, yaitu :

(1)    Otonomi ; yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa yang dilakukan dengan memberi wewenang, mengambil keputusan untuk pekerjaan.

(2)    Variasi; penggunaan dari keterampilan dan kemampuan yang berbeda selain itu kurangnya variasi yang menimbulkan kebosanan sehingga sering melakukan kesalahan.

(3)    Identitas; apabila tidak mempunyai identitas, maka kurang tanggung jawab dan kepuasan kerja menurun;

(4)    Hubungan tugas umpan balik; informasi atas kinerja,

(5)    Umpan balik; perlunya penilaian tugas dengan mengontrol ke-4 unsur di atas.

BAB  III

SIMPULAN DAN SARAN

A.      SIMPULAN

Mengembangkan sebuah struktur organisasi menghasilkan pekerjaan yang membutuhkan karyawan. Analisis pekerjaan adalah prosedur yang harus dilalui untuk menemukan (1) apa yang diminta pekerjaan itu dan (2) jenis orang seperti apa yang akan dipekerjakan untuk pekerjaan, tersebut. Hal ini membutuhkan enam langkah : (a) menentukan penggunaan informasi analisis pekerjaan, (b) mengumpulkan informasi mengenai latar belakang, (c) memilih posisi yang akan dianalisis, (d) mengumpulkan data analisis pekerjaan, (e) meninjau kembali informasi tersebut dengan partisipan, dan (f) mengembangkan sebuah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Ada empat teknik dasar untuk mengumpulkan data analasis pekerjaan: wawancara, observasi langsung, kuesioner, dan catatan laporan partisipan. Semuanya dapat digunakan untuk mengembangkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Departemen Tenaga Kerja, analisis pekerjaan fungsional, dan pendekatan PAQ menghasilkan rating kuantitatif untuk setiap pekerjaan dan biasanya berguna untuk mengklasifikasikan pekerjaan untuk tujuan penggajian.

Deskripsi harus mendeskripsikan posisi pekerjaan dengan baik sehingga kewajiban pekerjaan tersebut jelas tanpa mengacu pada deskripsi pekerjaan lainnya. Selalu tanyakan, “Apakah karyawan baru akan memahami pekerjaan itu jika karyawan baru akan memahami pekerjaan itu jika orang tersebut membaca deskripsi pekerjaan itu?”

Spesifikasi pekerjaan menggunakan deskripsi pekerjaan dan menggunakannya untuk menjawab pertanyaan, “Ciri pekerja dan pengalaman apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ini dengan baik?”. Hal ini menjelaskan jenis orang yang direkrut dan mutu yang harus diuji. Spesifikasi pekerjaan biasanya berdasarkan pada dugaan terarah dari para manajer, namun untuk  mengembangkan spesifikasi pekerjaan, pendekatan statistik lebih akurat dibandingkan pendekatan lainnya.

B.      Saran-saran

Analisis pekerjaan perlu dilakukan di lembaga pendidikan agar mendapatkan jumlah dan jenis tenaga pendidik dan kependidikan yang cocok dan tepat, dapat menyusun program pelatihan, mengadakan evaluasi jabatan, mengadakan penilaian kerja dan prestasi kerja,  memperbaiki kondisi kerja, meningkatkan prodiktivitas dan mempermudah perencanaan program-program kerja.

DAFTAR PUSTAKA

http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:DjpMnXbBJsJ:riky.ngeblogs.com/2009/12/21/39/+analisis+pekerjaan+kantor&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id&client=firefox-a
http://ab-fisip-upnyk.com/files/bab_3_analisis_jabatan.pdf
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/06/job-analysis-dalam-praktik-1.html
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/06/job-analysis-dalam-praktik-2.html
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/06/uraian-pekerjaan-job-description.html
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/06/analisa-uraian-dan-penilaian-jabatan.html
http://analisa-jabatan.blogspot.com/search/label/job%20analysis
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:DjpMnXbBJsJ:riky.ngeblogs.com/2009/12/21/39/+analisis+pekerjaan+kantor&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id&client=firefox-a
Husna Suad dan Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.
Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan.
Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia.
Penerbit Rineka Cipta.

Posted in: